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1. 電子文書の基本的な考え方・問題点

1)文書管理の基本原則は 紙 ⇔ 電子 で変わらない

2)その案件(文書)に関して、責任や権限を持つ人が内容を確認・承認(自筆のサイン等)したかが問題

3)その承認行為が正しい、するべき人、するべき機能、組織によって行なわれたということの確認ができるようなシステム上のルールが必要

4)その文書を参照する人に、今見ている文書が適切に承認されたものであるかどうかを簡単に識別可能なルール作り
●紙の文書での承認のサインに相当するものを電子情報でも可能に
●あるルールに基づいたプロセスを経て表示された情報のみが正しいとする

5)同種、類似、変更・修正・改訂の情報の混在
「どれが正式版の情報であるかを、どこで確定するか」定義づけが必要
=どのような手段で入手する情報が正式な情報であるか
=入手する情報の入手の仕方の決定

6)電子情報に関して、新規発行・改訂の通知と周知の方法の確立

7)ハードコピーの問題点
●それがコピーなのか、配付なのかあいまい
●紙の洪水の恐れ
●旧版の文書が残るなど、ハードコピーをとった後は野放し状態

8)ダウンロードの問題点
●複製により、手元に旧情報が残る
●ダウンロード ⇒ ハードコピー ・・・ 電子情報化の意味は?
●どのレベル(組織・個人)で許すのか明確化必要
●ダウンロードファイル ⇒ 次にダウンロードした時に消去?保管?誰がそれを監視?

9)ハードコピー、ダウンロードに関して、製品や業務に即した明確なルール体系を作る必要

10)同一情報の電子文書−紙文書 両方での併用
両方を同格に扱うよりも、一方を主にし一方を従にするべき

11)文書 ⇔ 記録
●文書
仕事をする上での決まり(ルール)や手順(フロー)を記述した書類
●記録
(文書に従って)仕事をした結果を記入した書類
記入する前の帳票様式は文書扱い
記入されたものは記録扱い

12)電子はネットワークを利用して文書をサーバコンピュータなど1ヶ所にまとめて共有利用が前提

13)作成・確認・承認
●作成・確認・承認:依頼事項のみメールで通知、文書は移動させない
●承認処理:承認者自身のパスワード管理

14)公開するまでは利用者から閲覧できない仕組み

15)配付 → 実際には文書を配らない(送付しない) → 「新しい文書が発行されました」(案内通知)
同じ文書をネットワークを使い全員で共有しているので、配付受領する必要性なし

16)印刷した紙文書の位置付け
●紙に出力したものは全て参考扱い
●期限を決めてその間に限り有効

17)外部文書:入手先、保管場所を帰したものを(電子)文書に

18)原本と電子文書
●原本:一定の事項を表示するため確定的なものとして作成された文書
●電子文書の原本性を確保する:電子文書について、紙文書と比較した場合の保存、管理上の問題点が解決された状態にあるようにしておく

19)電子文書の原本性保証に対する脅威
●電子化するのは、マニュアル他、上位文書だけ対象
●管理文書は、電子文書と副本1部
「本文書はサーバ上でのみ有効、プリントしたものは承認用の副本以外、全て管理対象外」
●LAN上で、特定のフォルダに電子文書を入れ、そのフォルダは担当者以外更新不可
●セキュリティ問題は深刻に考えない ⇒ 最新版のバックアップ(FD、MO)
●Eメール等で作成した文書
審査・承認者本人が発信した場合 ⇒ 審査・承認済み文書
代理発信者が発信 ⇒ 紙と同じ運用手順による・・・印刷したものは審査・承認済み
●電子媒体のコピーには正式の審査・承認の記録はいらないが、審査・承認日、審査・承認名必要
●@セキュリティ、Aバックアップ Bアクセサビリティ Cアベイラビリティ Dウィルス

20)主・従関係
●主:責任者によって審査・承認されたもの
●従:主のコピー
紙 ⇔ 電子 ・・・ 文書ごとでもやむを得ない

21)ISO14001における文書管理要求事項
●文書の所在(何を、どこに、どれだけ)
●定期的なレビュー、必要に応じて改訂、所定の責任者による妥当性の承認
●適切な全ての場所で、関連文書の最新版の利用
●廃止文書は撤去、または意図されない利用がない保証
●保管の必要があるあらゆる廃止文書の適切な識別
●読みやすさ、日付(改訂日付含む)、容易な識別、順序、指定期間内の保持、種々の文書の作成及び改訂の手順と責任

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