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組織は、紙面又は電子形式で、次に示すことのために情報を確立し、維持しなければならない。 a)マネジメントシステムの核となる要素及びそれらの相互作用を記述する、 b)関連する文書の所在を示す。 |
1. やはり環境マニュアルが必要か！？規格の中で、文書には”環境マネジメントシステムの核となる各要素についての記述と各要素間の相互作用の記述”が求められています。 厳密に言えばISO14001では環境マニュアルの作成は求められていませんが、環境マニュアルとは、”環境マネジメントシステムの核となる要素に関する記述と、各要素の相互作用の記述がなされているものである”と考えれば、結論としては環境マニュアルあるいはそれと同等のものを用意すること暗示しているということになります。その環境マニュアルには規格の各章における基本的な要求事項とそれぞれの相互のつながりが記述されていればよいのですが、特に中小企業（組織）においては関連文書（規定や関連手順書）の内容まで可能な限り盛り込んでしまうと手順化した文書の数の削減や文書体系のスリム化、使い勝手のよさの向上を図ることができます。 また、環境マニュアルの章立ては規格の章立てに沿う必要はなく、使いやすいような章立てにすればよいのですが、その場合は規格の要求事項の漏れがないか十分に気をつける必要があります。ただし、規格の章立てどおりの方が審査員からは喜ばれます（審査員にとってはこの方が審査しやすいということですね）。 2. 関連する文書の所在規格では”関連する文書の所在”が分かるようにすることが求められています。ここでいう所在は”direction”（規格の要素と各文書との関連）ということですから、関連文書にはどのようなものがあって、それらは互いにどのような関係にあるのかを環境マニュアルの中で示唆する必要があります。 その方法の1つとしては”環境マネジメントシステム文書一覧表”なるものを作成し、その中で規格の各要素に関連する文書の名称や文書番号を記述するということが挙げられます。3. 電子文書は意外とダメ！？ＩＴ革命が進み、組織内のOA化がどんどん推進される中で、ペーパーレス化（書類の電子化）されている組織が多いことと思います。そのような中でマネジメントシステム文書も電子管理してしまい、紙での配布をなくそうという動きが出てくるのは至極当然のことと思います。 しかし、ここには非常に大きな落とし穴があることも事実です。電子文書化した場合の管理方法の模索、そのためのソフトウェア等の設備投資、人的資源の確保、使う側への教育・訓練など問題は山済みであると思います。特に組織末端まで端末が行き届いていないような場合に強引に電子文書化を進めると”関連する従業員が必要なときに必要な文書を参照できない”という指摘を受けてしまう場合さえあります。 また、たいていの場合は容易に出力（印刷）できてしまうため、どの段階まで管理文書とし、どこから非管理文書とするかといった検討も必要になってきます。この問題は思ったよりも大きいです。我々も初回審査の段階で文書の電子化を進めているという話を審査側にしましたが、結局、関連部署に紙で配布することを要求されてしまいました。 したがって、容易に電子文書化をすることは控えておいた方がよいと考えます（審査員も電子化に疎い人が結構多いようです）。電子文書については「ちょっと電子文書」も参考にしていただきたいと思います。 |
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