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4.4.5 文書管理

組織は、次のことを確実にするために、この規格が要求するすべての文書を管理する手順を確立し、維持しなければならない。

a)文書の所在が分かること、
b)文書が定期的にレビューされ、必要に応じて改訂され、かつ所定の責任者によって妥当性が承認されること、
c)環境マネジメントシステムの効果的に機能するために不可欠な業務が行なわれているすべての場所で、関連文書の最新版が利用できること、
d)廃止文書は、すべての発行部署及び使用部署から速やかに撤去されること、そうでなければ意図されない使用がないように保証すること、
e)法律上及び/又は情報保存の目的で保管されるあらゆる廃止文書は適切に識別されること。

文書は、読みやすく、日付が(改訂の日付とともに)あって容易に識別でき、順序よく維持されて指定の期間保持されなければならない。種々のタイプの文書の作成及び改訂に関する手順と責任を確立し、維持しなければならない。

1. 文書化の範囲

まず、文書管理の対象をどの文書までにするかについて、規格が要求する「文書化された手順」には「運用管理の手順書」、「監視・測定の手順書」、「遵法性の定期的評価の手順書」の3つがあります。 また、文書化までは要求されていない手順としては「環境側面を特定する手順」、「法的要求事項を特定する手順」、「自覚させる手順」、「コミュニケーションの手順」、「文書管理の手順」、「物品・サービスの管理手順」、「事故・緊急事態の対応手順」、「校(較)正に関する手順」、「不適合・是正処置・予防処置に関する手順」、「記録の管理手順」、「内部監査の手順」があります。 これらの手順を文書化するかしないかは組織ごとに決めるべきことでありますが、もし文書化した場合には文書管理の対象になります。

2. 文書管理の要求事項

文書管理の要求事項としてはa)〜e)の5つが求められています。

a) では文書の所在を明確にするように要求されています。4.4.4における文書の所在は”direction”という単語が使用されていますが、ここでは”location”という単語が使用されており、文書管理が必要とされている文書をどこの部署にどれだけ配付しているかということを管理することが要求されています。 つまり、文書の配付・回収管理をしっかりしましょうということです。環境マネジメントシステム文書台帳のようなものを作成し、その中で配付・回収管理ができるような仕組みを作ればよいでしょう。

b) では文書の定期的な見直しと改訂、そして妥当性の承認について要求されています。文書は作成したら終わりではなく、環境マネジメントシステムを継続的に改善するために文書類も定期手に見直し、必要に応じて改訂していかなければなりません。その際、新規制定の場合も含めて文書の妥当性の承認行為は必ずなされていなければなりません。 これは4.4.1にも関わってきますが、文書の作成・確認(審査)・承認の役割・責任・権限が明確に定められていなければならないということに他なりません。文書の見直しと改訂については定期的なものに加えて臨時的にも実行できるような手順を作っておくと融通の効く見直しができるでしょう。

c) では必要な文書の最新版を必要とする者が使用できるようにするという要求です。この要求を満たすためには、@配付場所(部署)を適切に決めること、A必要とされる文書の最新版が常に@で決めた場所(部署)にあること、Bその文書が関連する者全てが容易に参照できるようになっていること、を確実にしなければなりません。 @は組織ごとに変わってきますが、Aでは最新版であることが重要になってきます。つまり、改訂した場合に発生する旧版文書や廃止文書を最新版と区別することが必要になってくるということです。旧・廃止文書は回収するとか、それと分かるような表示をするなどといった方法が考えられます。 Bへの対応は誰でも分かる(使用できる)ようなファイリング、あるいは電子文書化などが挙げられます(ただし、組織体系やOA設備状況等により、電子文書化が必ずしも効果的とは言えません)。

d) についてはc)で既に述べましたので割愛させていただきます。

e) では、旧版・廃止文書の中で保管しておくことが妥当だとされた文書に関する識別管理の要求です。これについても識別の表示(スタンプなど)をしたり、別ファイルしたりということが挙げられます。要するに最新版との誤使用がないような識別管理をしなさいということです。

また、文書管理の一般要求事項として、読みやすいこと、改訂を含めた日付があること、文書の種類や新・旧の識別ができること、定められた期間維持管理されていることが要求されています。

3. 不適合・改善要望事例と考察

不適合・改善要望事例考察
文書の配付・回収は管理表で行なわれていますが、「環境法規制等登録台帳 兼 遵守評価表」については第1版の回収及び第3版と第4版の配付が確認できません。 ISO事務局レベルでは改訂作業を随時行なっていたが、当台帳が各部門で活用されていない状況とISO事務局で把握していれば現時点では事が済んでいるという状況を踏まえ、各部門への配付はしないでおこうということにしてしまったために発生した。
環境マネジメントシステム文書のうち、第一種管理文書が各部門へ配付されていたが、その文書が最新版であることの事実が確認できるようにすることを検討してください。 ISO事務局にて文書の最新版管理を台帳で行なっているが各部門ではその文書が最新版であるかどうか分からないこと、そして、法規制台帳の最新版が配付されていなかったという事実があったことから改善要望を受けた。
環境マニュアルでは環境側面を毎年定期に見直しするとは定めていませんが、12/19付けの品質管理Gの内部監査での総合所見や第二印刷Gの4/6付けの有益な環境側面の見直し事例から、毎年定期に見直しすることが望まれます。 環境マニュアルでは環境側面関連文書を定期(毎年3月)に見直しすることを定めてはいるが、定期見直しと臨時見直し(ある条件発生時の見直し)との違いが不明確になっていたために改善要望を受けた。
「著しい環境側面登録台帳」の様式が更新されEM-4.3.1-04(有害)、EM-4.3.1-05(有益)となっているがマニュアル4.3.1.8関連文書が変更されていません(環境マニュアル)。 環境マニュアルの最新版制定、配付直後に様式を更新したため、マニュアルに反映できなかった。
外部コミュニケーションファイルに複写された資料がファイルされていますが、管理文書なのか不明です。 外部情報資料の複写を管理文書扱いとするか、非管理文書扱いとするか決めていなかった。
××事業部の環境マネジメントプログラムの目標のスコッチプリントのロス率削減の手段として日常的なメンテナンスを手順書に従って実施しているとこのことですが、手順書が見当たりません。また、「第二種管理文書一覧表」にありません。 審査時に手順書を準備するのを忘れた(保管・管理が不適切)。手順書を作成したら「第二種管理文書一覧表」に登録するという決めを知らなかった。
マニュアルでは購買先及び業務委託先に対して著しい環境側面に関する要求事項を伝達し指示・指導を行なうとありますが、××鰍ノ対して何を指示したのか明確でありません。 購買先や業務委託先に対してどのような要求事項を伝達したのかを記録する決めがなかった。
文書の定期見直しの時期を決めてあるならばマニュアルに記述した方がよいです(環境マニュアル)。
規格の「文書は、読みやすく、日付が(改訂の日付とともに)あって容易に識別でき、順序よく維持されて指定の期間保持されなければならない」に関する記述がありません(環境マニュアル)。
規格で要求されている「法律上及び/又は情報保存の目的で保管されるあらゆる廃止文書は適切に識別」に関する記述がありません(環境マニュアル)。

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