組織は、次のことを行なうために、実施すべき定期的環境マネジメントシステム監査のプログラム(複数も可)及び手順を確立し、維持しなければならない。 a) 環境マネジメントシステムが、 1) この規格の要求事項を含めて、環境マネジメントのために計画された取り決めに合致しているか、 2) 適切に実施され、維持されているか 否かを決定する、 b) 監査の結果に関する情報を経営層に提供する。 組織の監査プログラムは、あらゆるスケジュールを含めて、当該活動の環境上の重要性、及び前回監査の結果に基づいていなければならない。包括的なものとするために、監査手順は、監査の範囲、頻度及び方法を、監査を実施し及び結果を報告するための責任及び要求事項とともに、含まなければならない。 |
1. 内部監査の目的内部監査及びそのプログラム、手順を確立する目的として次の3つが掲げられています。@ 環境マネジメントシステム(以下、EMS)がこの規格(JIS Q 14001)の要求事項を含めて、EMSのために計画された取決め(環境マニュアル、規定類、環境マネジメントプログラムなど)に合致しているか否かを決定する。 A EMSが適切に実施され、維持されているか否かを決定する。 B 監査の結果に関する情報を経営層(社長などにマネジメントレビューのための情報として)に提供する。 @は、システム監査と呼ばれるもので、EMSがJIS Q 14001などの要求事項を全て満たしているかということについて、主に文書や記録類をチェックすることで確認する作業です。簡単に言えば「JIS Q 14001とEMS文書との比較による監査」ということになります。 Aは、実行監査と呼ばれるもので、システム監査で一応合格したEMSで決められているとおりに実行されているかどうかを確認する作業です。いくらすばらしいEMSであってもそれがそのとおりに実行されていなければ何の意味もありませんのでこの確認が極めて重要となります。 これら@〜Bを行なうための監査プログラム、手順を作り上げて実行します。 2. 内部監査員の選任内部監査員は組織が自ら選任すればいいわけですが、誰にでもできるというわけではなく、適性を考慮しなければなりません。内部監査員に求められる資質には、●勤勉である ●機密保持ができる ●誠実である ●社交的である ●自制心に富む ●忍耐強い ●分析力がある などが挙げられますが、だからと言ってそいほれと勤続年数の浅い人を内部監査員にすると相手がお偉いさんの場合には太刀打ちできなくなってしまいますので、少なくとも監査チームリーダーには名実ともに実力のある人を充てるべきでしょう。 選任の基準も組織が決めればいいわけですが、専門研修機関による外部講習(2日間)を修了することを条件にしているのが普通のようです。また、内部監査員として要求される力量には次のようなものが挙げられます。 ●JIS Q 14001の理解 ●自分たちのEMS(環境マニュアル、規定類など)についての理解 ●施設運用の知識 ●環境科学の知識 ●環境法の知識 もちろん、内部監査員自身による地道な努力が必要不可欠であることは言うまでもありません。 3. 監査の頻度“・・・、実施すべき定期的環境マネジメントシステム監査の・・・”とあることから内部監査は定期的に実施しなければなりません。とは言うもの頻度については決められていないので組織自らが決めることになります。組織の規模、環境影響がそれほど大きくない場合には年1回でも構わないかもしれませんが多い分には問題ありません。4. 監査の範囲監査の範囲は、“適用範囲”で定めた活動、製品及びサービスを全て網羅しなければなりませんが、1回の内部監査でこれら全てを範囲に含める必要はないでしょう(ただし、認証取得前に行なう監査は全て網羅していなければなりません)。内部監査は、部署ごと(縦割り)に実施するのが通例だと思いますが、いくつかの部署にまたがるようなプロセスがある場合は関連部署をそのプロセスに沿って横断的に監査する方法も推奨されています(QMSにおいて特に)。 範囲として、社長や環境管理責任者・事務局も含めるかどうかという問題もありますが、内部監査の独立性とEMS自体の継続的改善を考慮すると含めるべきと言えるでしょう。特に環境管理責任者・事務局はEMSの構築・運用の担い手という点からもシステム監査を中心として実施すべきでしょう。経営者は通常の場合、監査依頼者という立場ですが、経営者としての責任を果たしているかという観点から監査対象としても構いません。 5. 監査プログラム内部監査を実施するために予めプログラムを立てます。プログラムとしては年間の大雑把なものと個別監査の詳細なものの2本立ての場合が多く(規定はされていません)、特に個別監査のプログラムには次のような項目を含めるようにします。●監査の区分(定期監査/臨時監査など) ●監査の目的・範囲(サイト、監査対象部署など) ●監査基準(JIS Q 14001、環境マニュアルなど) ●監査手順 ●監査チーム編成(監査チームリーダー、メンバー) ●実施場所 ●日程・時間割 ●特記事項(環境上の重要性を考慮した重点監査項目など) 内部監査はこのプログラムに基づいて行ないます。 6. 内部監査の実施と報告監査プログラムに基づいて内部監査を実施するに当たっては、監査漏れの防止及び監査の効率化という目的でチェックシートを準備しておくとよいでしょう。チェックシートには前回までの監査における指摘事項の是正状況の確認も含めておきましょう。また、内部監査実施時のポイントには次のような項目が挙げられます。 ●環境側面の取りこぼし防止 ●目的・目標の達成状況、ミニPDCAの実態 ●各手順を実行する上での実態 ●各所で最新の(または適切な版の)文書のみが利用されていること ●教育・訓練の実施状況 ●法規制遵守の確認 ●EMS文書で規定する記録の確認 内部監査で得られた情報は事細かにチェックシートに記録し、監査チームリーダーが責任を持って報告書という形で監査依頼者(経営者)に提出します。これはマネジメントレビューの際の情報源となります。報告書に含めるべき項目としては次のようなものが挙げられます。 ●日付 ●監査チームリーダーの署名 ●監査所見、及びそれを裏付ける証拠 a) 被監査側組織の名称 b) 合意された監査の目的 c) 実施された監査に用いた参照文書の一覧表を含む合意基準 d) 実施された監査の期間及び日付 e) 監査に参加した被監査側代表の氏名 f) 監査チームメンバーの氏名 g) 内容が機密である旨の記述 h) 監査報告書の配付先の一覧表 i) 監査中に経験した障害を含めた監査のプロセスの概要 j) 監査結論 − 監査基準に対するEMSの適合性 − EMSが適切に実施され維持されているか否か − 経営層によるマネジメントレビューによって、EMSの継続的な妥当性及び有効性が確保できているか否か 内部監査で発見された事実を不適合として指摘する場合は、次の要件を備えるようにします。 ●発見された事実(客観的証拠の特定) 不適合の客観的証拠(エビデンス)=監査証拠はどれか ●監査基準の該当条項・規定(該当条項の特定) 監査基準のどの要求事項に関わるのか ●不適合であることの説明(不適合の該当性) 発見された事実がなぜ該当条項・規定に抵触するのか なお、単なる印の押し忘れやファイルミスのような重箱の隅を突くようなことを指摘することにはほとんど意味はありません 指摘事項に対しては是正要求を出し、是正状況をフォローアップ監査で確認します。この結果も監査依頼者に報告します。 7. 内部監査時の注意事項a) 自説を押しつけない昔の個人的経験、他社の実績などの“独断の押しつけ”は質の悪い監査の代表例です。内部監査員がまず行なうのは「JIS Q 14001の要求事項」と「被監査側のEMS」との比較です。b) EMS改善に役立とうという心がけ内部監査にはEMS改善のためのアドバイスも目的として含まれます。ただし、“押しつけ”にはならないように・・・。c) 審査を念頭に置いた指摘事項への心がけ審査がサンプリング方式という限界を持っていることを考えると、組織の隅々まで見渡すことのできる内部監査の結果は重要な証拠資料となります。審査の際にもEMSの運用状況の確認のためにじっくりと見られることになります。つまり、内部監査の結果は審査の穴埋めになり得るということです。8. 内部監査の実施手順の例(原則と指針はJIS Q 19011を参照)a) 内部監査規定の作成と監査計画@ 監査手順書の制定環境マニュアルの規定に従い内部監査の具体的な手順を文書化しておく。 A 監査員の資格認定 社内の各部門から選抜して、内部監査員を環境管理責任者または監査責任者が認定基準に基づいて資格認定を行ない、「内部監査員資格認定リスト」に登録する。 通常内部監査員は、内部監査員コースの修了者を充てることが多いが、知識能力等が十分であると評価されれば、必ずしもこれにこだわることはない。 B 監査実施計画書の作成 内部監査の一定期間の具体的な計画を立てる。活動の状況、重要性に基づいて計画する。 C 被監査部門に実施の意向を伝え、確認を得る 事前に被監査部門に監査実施の意向を伝え、受け入れ態勢の確認を行なう。 D 監査チームの編成 監査チームリーダー、メンバーの選定を行なう。 [客観性] ・監査チームの独立性 ・偏見なく、または利害対立がない [監査員の質の確保] ・独立性、知識と専門家としてのレベル E 環境マニュアル/規定類などの要求 監査チームは監査対象部門の環境マニュアル、規定類などを事前に確認するために、当該部門に提出を求める。 JIS Q 14001及び環境マニュアルの規定要求事項に合致しているかのチェック。 F 監査チェックリストの作成 監査の確認事項をチェックリストに記入しておく。 [チェックリストの利点] ・組織的に監査を行なうことができる ・監査すべき事項の抜けをなくす G 被監査部門を訪問し、事前調査及び調整 監査の目的と監査範囲の確認、及び現場事務所などを確認する。 H 監査プログラムの提出 監査の日時、監査場所、担当監査チームなどを記述し、被監査部門に送付し、相互に確認する。 ・初回会議(全体会議、環境マニュアル質疑) ・最終会議(全体会議) b) 監査の実施と監査報告書の作成I 文書監査環境マニュアル、規定類を監査する。 ・規定要求事項との整合 J 現場監査 [初回会議] ・監査チームメンバーの紹介 ・監査の目的と範囲の確認 ・監査スケジュールの確認 ・監査の実施方法の説明 ・最終会議の日時の確認 [監査作業] ・チェックリストにより、5W1Hを基本として質問をする [面接及び現場視察] ・データ収集の有効な手段である ・チームが一連の監査基準によって、監査を遂行しやすいようにする ・必要に応じて、さらに詳しい調査が可能になる ・現場の人がEMSを理解して仕事をしているかを確認する ・文書監査及び現場監査の結果を再度確認する [監査チーム会議] ・チームリーダーが、メンバーの指摘事項を全て照査する ・メンバー間の意見の食い違いを解決する ・不適合報告書の作成 [最終会議] ・監査結果の内容を被監査部門に説明する ・是正処置の文書による回答を要求する ・フォローアップ監査の方法または日時を協議する K 議事録の作成 ・監査チーム、被監査側双方での確認に基づき議事録を作成 L 監査報告書の作成・保管 ・被監査部門の名称 ・被監査側の責任者、代表者 ・監査チームメンバー ・目的/範囲 ・基準規格 ・監査実施日 ・監査経過の要約 ・指摘事項/提案事項 M 監査結果を被監査部門に知らせる c) 是正処置N 是正処置の検討・被監査側で監査報告書の指摘事項に基づき、是正処置の検討を行なう O 是正処置案回答 ・被監査側で是正処置の回答案を作成し、監査チームに提出する P 是正処置の審査、承認 ・監査チームで是正処置の審査を行ない、妥当と認められる場合、承認する。 d) 是正処置のフォローアップQ 是正処置実地検証/監査・監査チームは、是正処置が適正に行なわれているか、確認する ・必要に応じて、フォローアップ監査を行なう R 監査記録作成、保管 ・監査責任者は、監査記録を保管する S マネジメントレビューへのインプット 9. 不適合・改善要望事例と考察
★ヤッスー部長より一言★内部監査のでき具合がEMSのでき具合を左右するとよく言われますが、実際にはなかなか内部監査をうまく活用することができないですね。その理由の1つには、やはり、実作業とEMSとの隔たりにあると考えられます。いくら内部監査自体はうまく機能していたとしてもその指摘・改善事項が実作業とつながるものでなければ何の効果も発揮しません。 EMSが本当に機能しているか、形だけではないか、実作業と乖離していないかをもう1度チェックする必要のある組織も多いのではないでしょうか。環境審査員からJIS Q 14001とEMS(環境マニュアル、規定類)を網羅した内部監査用チェック項目集を作っておくとよいとアドバイスを受けました。このことにより内部監査の網羅性が確保できるというものです。これはまた、内部監査員用の教育・訓練資料になり得ますので利用価値はあります。実際の監査の場では、監査目的・範囲に合わせて必要なチェック項目を抜き出して内部監査を実施すればいいわけです。 当社では、昇級の条件として“内部監査員を経験していること”を含めることを検討中です。EMSの理解や監査スキルを身につけた上で昇級するという制度を導入することによって、EMSを無理なく浸透させることが目的です。 内部監査チームの編成に関して、当社ではリーダーを持ち回り制にすることにより監査員なら誰もがリーダー役を務められるようにしています。このことによって、監査員誰でも監査のまとめ役を経験できるようにしています。これが妥当かどうかは分かりませんが内部監査員育成の1つの手段かもしれません。 |
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